Het Meeleefhuis houdt, om de zorg voor jou zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, registraties bij van jouw administratieve gegevens en de geleverde zorg. Op de registraties is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze registraties worden niet buiten Europa verwerkt. Deze AVG bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot die gegevens en het inzagerecht van de cliënten. Wij hebben de van toepassing zijnde zaken vastgelegd in onderstaand reglement.

Het Meeleefhuis is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Grondslag voor verwerking van persoonsgegevens

1. De grondslag waarop het verwerken van uw persoonsgegevens is gebaseerd:
· Jij hebt toestemming gegeven voor het verwerken van jouw persoonsgegevens.
· Jij geeft toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens door akkoord en instemming te geven aan de zorgovereenkomst die Het Meeleefhuis met jou heeft gesloten.
· Er is een wettelijke verplichting om uw persoonsgegevens te verwerken.

2. De volgende persoonsgegevens kunnen, indien noodzakelijk voor de hulpverlening, door Het Meeleefhuis worden verwerkt:
· Persoonsgegevens van de cliënt, (wettelijk) vertegenwoordiger en familieleden;
· BSN-nummer;
· E-mailadres en telefoongegevens van de cliënt, (wettelijk) vertegenwoordiger en familieleden;
· Indicatiegegevens;
· Hulpverleningsgegevens.

Toegang tot het cliëntdossier

3. Toegang tot een cliëntdossier hebben:
a. Directeurs,
b. Hoofdaannemer,
c. Begeleiders,
d. De orthopedagoog,
e. Stagiaires,
f. Cliënten.

De medewerkers die deze functies bekleden hebben allen een geheimhoudingsplicht.

4. Alleen gegevens die te maken hebben met de zorg voor de cliënt worden in het cliëntdossier opgeslagen.

5. Alleen medewerkers die direct bij de begeleiding van de cliënt zijn betrokken en personen die van de cliënt hiervoor toestemming hebben gekregen, mogen het cliëntdossier inzien.

6. Gegevens van de cliënt worden niet aan derden verstrekt, ook niet aan naaste familie. Gegevens worden pas vrijgegeven nadat de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven middels een formulier ‘Toestemmingsverklaring’. In deze toestemmingsverklaring geven wij aan voor welk doel wij toestemming vragen om gegevens met anderen te delen. Voor elke verstrekking van informatie wordt opnieuw om toestemming gevraagd. Ook na overlijden worden de gegevens niet openbaar gemaakt.

7. In de Wet maatschappelijke ondersteuning is opgenomen dat zorgaanbieders van maatwerkvoorzieningen, waaronder Het Meeleefhuis, persoonsgegevens voor gemeenten, CAK, SVB, CIZ en toezichthoudende ambtenaren mogen verwerken en met hen mogen uitwisselen, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak.

Bewaartermijnen

8. Nadat de cliënt begeleid is, worden de gegevens zodanig gearchiveerd dat alleen de hierboven geautoriseerde medewerkers/functies deze gegevens in kunnen zien, met inachtneming van onderstaand:
· Bij volwassenen is de bewaartermijn vijftien (15) jaar na de laatste wijziging in het cliëntdossier.
· Fiscale gegevens (omtrent betalingen) dienen zeven (7) jaar bewaard te worden.
· Toedienlijsten dienen twee (2) jaar bewaard te worden.

Rechten van de cliënt

9. De cliënt c.q. diens wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht om de gegevens die over de cliënt zijn vastgelegd in te zien. Wanneer de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger meent dat gegevens onjuist zijn vastgelegd, dan kan de cliënt/wettelijk vertegenwoordiger schriftelijk verzoeken deze te wijzigen.

Cliënt en/of diens wettelijke vertegenwoordigers hebben:

· Het recht op dataportabiliteit: het recht om persoonsgegevens over te dragen (artikel 20 AVG);
· Het recht op vergetelheid: verwijdering van (alle) gegevens dossier en het recht om ‘vergeten’ te worden (artikel 17 AVG);
· Het recht op inzage in het dossier, en het recht op rectificatie en aanvulling (artikel 16 AVG);
· Het recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken (voor meer informatie over situaties en criteria verwijzen wij u naar de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen#wat-houdt-het-recht-op-beperking-van-de-verwerking-in-6348);
· Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Tenslotte hebben cliënten recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen.

Wanneer je gebruik wil maken van een van (een van) bovengenoemde rechten, dan kan je hiervoor een afspraak maken. Wij vullen dan samen het Formulier uitvoering Algemene Verordening Gegevensbescherming in, omdat wij vast willen leggen van welk recht jij gebruik maakt en wat de acties zijn geweest.

Verwerking van gegevens

10. Betrokken instanties en ketenpartners waar Het Meeleefhuis gegevens mee uitwisselt zijn opgenomen in een register. Dit heet een ‘Verwerkingsregister’. Je mag te allen tijde dit verwerkingsregister bij ons opvragen.

11. Tevens is er met alle partijen waar vertrouwelijke (persoons) gegevens mee wordt uitgewisseld een verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend.

12. Wanneer je van mening bent dat wij niet op de juiste manier met uw gegevens omgaan, kan je dit via de geldende klachtenprocedure kenbaar maken. Komen wij er samen niet uit, kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalek

13. In het geval er sprake zou zijn van een datalek, heeft Het Meeleefhuis een wettelijke meldplicht. Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij Het Meeleefhuis, zonder dat dit de bedoeling is geweest.

14. Deze meldplicht houdt in dat Het Meeleefhuis direct een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zodra er sprake is van een ernstig datalek. Soms moeten wij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens gelekt zijn).

15. Bij een (vermoedelijk) datalek treedt onze Meldcode Datalekken en Privacyschending in werking. De Meldcode Datalekken en Privacyschending kunt u bij ons opvragen.

Contactgegevens

Functionaris gegevensbescherming Het Meeleefhuis
Privacy officer
Boven Oosterdiep 27
9641 JM Veendam
0653324855
Info@meeleefhuis.nl